【例文あり】バイトの面接や採用を円満に辞退する断り方マニュアル
「バイトの面接を辞退したい」
「内定をお断りできないかな」
このようにお困りではありませんか?バイトの面接や内定を辞退するのは、だれしも連絡しにくいものです。
伝え方によっては、トラブルへつながるかもしれません。そこで本記事では、バイトの面接・内定を円満に辞退する方法をお伝えします。
気持ちよく新たなスタートを切るためにも、ぜひ最後までご一読ください!
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【目次】
1. バイトの面接や採用を辞退するときの断り方
2. 【シーン別】辞退をバイト先へ伝えるときの例文
3. 円満にバイトを辞退する3つのポイント
4. バイトを辞退するときによくあるQ&A
5. まとめ
バイトの面接や採用を辞退するときの断り方
バイトの面接や採用を辞退するときにまず押さえておきたいのは、以下の2点です。
1.辞退を決めたらすぐに連絡する
2.できるだけ電話で連絡をする
順番に詳細をお伝えしていきます。
断り方1.辞退を決めたらすぐに連絡する
バイトの面接や採用を辞退する際に最も大切なことは、早めの連絡です。辞退すると決めたら1日でも早く連絡しましょう!
雇う側が早めに把握できれば、シフトの調整や他の方を採用する準備を行えます。業務への影響を最小限にできるため、トラブルへ発展しにくくなります。
一方で、連絡するのが気まずいからといって、無断で面接や採用をキャンセルしてはいけません。
先方へ迷惑をかけないためにも、必ず辞退の意思を連絡しましょう。
断り方2.できるだけ電話で連絡をする
バイトの辞退の連絡は、メールではなく電話ですることをおすすめします。なぜなら電話は、担当者に早く確実に伝わるからです。
メールの場合、下記のように担当者の確認が遅れるかもしれません。
- 忙しくてすぐに見られない
- 受信に気がつかず開封されない
担当者の対応が遅れると、業務に支障が出る恐れがあります。そのため、早く確実に辞退の意思が伝わる電話での連絡が好ましいです。
また、誠意が伝わりやすいことも電話をおすすめする理由です。
お詫びの気持ちが声のトーンで伝わるうえ、相手の質問にその場で答えられるのですれ違いが起きにくくなります。
一方で下記のように、電話が難しい場合はメールでの連絡も問題ありません。
- 体調を崩した
- 事故にあった
- 被災した
いずれにしても、無断で辞退することだけは避けましょう。
【シーン別】辞退をバイト先へ伝えるときの例文
バイトを辞退するシーンとして、以下の2つが考えられます。
1.面接を辞退したいとき
2.内定を辞退したいとき
ここで、それぞれのシーンで辞退する際の例文を紹介します。
シーン1.面接を辞退したいとき
◯月◯日に面接をしていただく予定の(自分のフルネーム)と申します。アルバイト採用のご担当者様はいらっしゃいますか?
(担当の方と代わってもらったら、あらためて自分の名前を伝える)
申し訳ございませんが、(辞退の理由)のため面接を辞退させていただきたく連絡いたしました。
(相手から辞退を承諾してもらう)
この度は大変申し訳ございません。ご丁寧にご対応いただきましてありがとうございました。
それでは失礼いたします。
電話をかけるときは、「面接する予定だった日」と「自分のフルネーム」を最初に伝えることがポイントです。
担当者が、だれから電話がかかってきたのか特定しやすくなり、話がスムーズにすすみます。担当者が電話に出たら、辞退したい旨を理由とともに簡潔に伝えましょう。
その後、辞退することへの謝罪と、ここまで対応してもらったことへの感謝の気持ちを忘れずに伝えます。
担当者へ感謝の気持ちを伝えることでお詫びの気持ちがより伝わり、辞退を受け入れてもらいやすくなります。
シーン2.内定を辞退したいとき
◯月◯日に面接をしていただいた(自分のフルネーム)と申します。アルバイト採用の担当者様はいらっしゃいますか?
(担当の方と代わってもらったら、あらためて自分の名前を伝える)
申し訳ございませんが、(辞退の理由)のため採用の内定を辞退させていただきたく連絡いたしました。
(相手から辞退を承諾してもらう)
この度は大変申し訳ございません。面接の際にお預かりした書類は、郵送でお返してもよろしいでしょうか?こちらで処分しても構わないでしょうか?
(書類の処分方法を聞く)
承知いたしました。ご丁寧にご対応いただきましてありがとうございます。あらためまして、この度は大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。
内定を辞退したいときは、最初に「面接した日」と「自分のフルネーム」を伝えます。面接を辞退するときと同様に、自分がだれかスムーズに把握してもらうためです。
また、面接の際に預かった書類があれば、処分方法を聞いておくこともポイントです。預かった書類のなかには、契約書のような重要な書類があるかもしれません。
自分の判断だけで捨ててしまうとトラブルになることもあるため、返却する必要があるか事前に確認しておくことが重要です。
最後に、対応してもらったことへの感謝とともに、あらためて謝罪の気持ちを伝えてから電話を切ります。
円満にバイトを辞退する3つのポイント
バイトの面接や内定を円満に辞退するために押さえておきたいのは、以下の3つのポイントです。
1.簡潔に辞退の理由を伝える
2.忙しい時間帯の連絡は避ける
3.対応してもらったことへの感謝を伝える
ではそれぞれの詳細を見ていきます。
ポイント1.簡潔に辞退の理由を伝える
辞退の理由はできるだけ簡潔に伝えます。自分が辞退したい意思が相手へ伝わりやすいからです。
辞退の理由には、以下の例があります。
●他のバイトが決まったから
●実学業との両立が難しくなったから
●家庭の事情でバイトができなくなったから
●労働条件が合わなかったから
事情を具体的に伝えたくないのであれば「一身上の都合」と伝える方法もあります。
しかし、詳細な理由を尋ねられる場合もあるので、あらかじめ回答を準備しておくのがおすすめです。
ポイント2.忙しい時間帯の連絡は避ける
電話をかけるときは、タイミングをよく考えます。先方が忙しい時間帯に電話をすると、業務が滞ってしまう恐れがあるからです。
たとえば飲食店であれば、お昼時や夕食の時間帯は混んでいることが考えられます。また、開店直後や閉店間際はバタバタしているものです。
バイトの採用をするということは、スタッフが不足していると考えられます。電話をかけることで業務が止まってしまわないよう、忙しい時間帯の連絡は避けるのが無難です。
ポイント3.対応してもらったことへの感謝を伝える
辞退の連絡をした際には、必ず感謝の気持ちを伝えてください。担当者は、他の業務に対応しながら採用をすすめています。
忙しいなか自分のために時間を使ってもらったことに対して、感謝の気持ちを込めてお詫びを伝えましょう。
バイトを辞退するときによくあるQ&A
ここではバイトの辞退の連絡をする際に疑問になりやすい、以下の6つの質問にお答えします。
Q1.ドタキャンしたいときはどう伝えればいい?
Q2.留守番電話になってしまったらかけ直すべき?
Q3.担当者が不在だったら伝言をお願いしてOK?
Q4.引き止められたのに断わると失礼になる?
Q5.相手が怒ってしまったらなんて伝えればいい?
Q6.受け取った契約書は返却すべき?
それでは順番に対応方法を見ていきます。
Q1.ドタキャンしたいときはどう伝えればいい?
「辞退する理由」と「ここまで連絡ができなかった理由」の両方を伝えましょう!謝罪の気持ちが相手に伝わるよう、丁寧に謝ります。
そもそも、面接当日や初出勤日に辞退の連絡をすることはNGです。やむを得ず辞退したい場合は、少しでも早く電話することが重要です。
Q2.留守番電話になってしまったらかけ直すべき?
当日中にかけ直すのがおすすめです。
留守番電話に辞退のメッセージを残すことは、マナー違反です。半日後を目安にかけ直してみてください。
もし2回目も留守番電話になってしまうようなら、留守番電話に下記のようなメッセージを残します。
お世話になっております。◯月◯日に面接していただく予定の、△△です。
お伝えしたいことがあり連絡申し上げました。後ほどあらためさせていただきます。
後日、あらためて連絡してみてくださいね。
Q3.担当者が不在だったら伝言をお願いしてOK?
伝言はお願いせず、担当者が在席している時間を確認してもう一度電話しましょう。
●何時頃お戻りになるご予定ですか?
●明日は何時頃でしたらご都合がよろしいでしょうか?
教えてもらった時間帯に複数回かけ直しても不在だった場合は、電話に出た方へ伝言をお願いすることも考えます。
伝言だけで終わらず、担当者へ直接メールで連絡しておくと丁寧な印象になります。
Q4.引き止められたのに断わると失礼になる?
基本的には、断っても失礼にはなりません!
理由をすべて細かく話す必要はありませんが、感情的に反論してしまうとトラブルになってしまいます。
一方で、辞退の理由が契約条件にあった場合、話し合いで条件が改善されるなら引き止めに応じてみるのもよいでしょう。
Q5.相手が怒ってしまったらなんて伝えればいい?
最初から反論はせず、お詫びの気持ちを伝えてみるのがベターです。相手が怒ってしまった場合でも、基本的には謝罪を重ねます。
ただ担当者が人格の批判をはじめた場合は、下記の例を参考に凛とした態度で対応してください。
そのような暴言はやめてください。 これ以上続けるようなら電話を切らせていただきます。
Q6.受け取った契約書は返却すべき?
辞退の連絡をした際に、処理方法を聞いてみましょう。
郵送で返却する必要があるのか、自分でシュレッダーにかけていいか聞いておくと後々トラブルになりにくいです。
まとめ
バイトの面接や内定を辞退するなら、1日でも早く電話連絡をしましょう!円滑に辞退するポイントは以下の3つです。
1.簡潔に辞退の理由を伝える
2.忙しい時間帯の連絡は避ける
3.対応してもらったことへの感謝を伝える
辞退する立場としては、言い出しにくいかもしれません。ですが担当者にとっては、バイトの辞退はよくあることです。
マナーを守って丁寧に伝えれば、トラブルに発展する可能性をグッと抑えられます。安心して連絡してみてください。
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